Tomasz Augustyn
Administracja państwa kiepsko radziła sobie dotychczas z pracą zdalną w dobie pandemii. Pozytywnych i negatywnych przykładów nie zabrakło w województwie zachodniopomorskim.
Od marca 2020 roku do 23 czerwca 2021 roku Najwyższa Izba Kontroli badała stan przygotowania wybranych jednostek administracji państwa do zorganizowania pracownikom pracy w formie zdalnej oraz wpływu takiej organizacji na możliwość wykonywania kluczowych zadań. Ocena nie dała budujących wniosków. NIK negatywnie ocenia przygotowanie 34 z 40 skontrolowanych podmiotów wykonujących zadania publiczne do realizowania pracy w trybie zdalnym. Co prawda we wszystkich jednostkach, w których ją wprowadzono, opracowano i wdrożono właściwe procedury wewnętrze i z reguły prawidłowo ewidencjonowano czas pracy zdalnej, jednak bariery infrastrukturalne, finansowe i techniczne ograniczyły lub uniemożliwiły odpowiednie zorganizowanie efektywnej pracy zdalnej. Większość (29 z 40) skontrolowanych podmiotów wyposażona była bowiem w niewielką liczbę przenośnego sprzętu komputerowego, niemal połowa nie miała zdigitalizowanych danych, a w 17 nie można było użytkować systemów dziedzinowych poza siedzibą jednostki, co uniemożliwiało zdalny dostęp do dokumentów.
Organizacja pracy zdalnej w poszczególnych rodzajach podmiotów wykonujących zadania publiczne w zestawieniu z ich przygotowaniem do realizowania pracy zdalnej
Źródło: Najwyższa Izba Kontroli
Pięć skontrolowanych regionalnych oddziałów KRUS na dzień ogłoszenia stanu epidemii COVID-19 dysponowało łącznie jedynie 77 komputerami przenośnymi na 1400 pracowników, w tym oddziały w Koszalinie i Łodzi posiadały odpowiednio trzy i pięć laptopów (na odpowiednio 163 i 467 pracowników). Taki stan wyposażenia w sprzęt komputerowy umożliwiał zorganizowanie pracy zdalnej zaledwie 6% pracowników. Przez ponad rok trwania epidemii COVID-19 stan ten nie uległ poprawie. W Regionalnym Oddziale KRUS w Koszalinie pracownicy nie zgłaszali problemów z funkcjonowaniem udostępnionych im narzędzi i programów. W pełnym zakresie możliwa była tylko praca pionu informatycznego. Pozostali pracownicy korzystali z dostępu do służbowych skrzynek pocztowych oraz byli w stałej łączności telefonicznej z kierownikami pionów. Tylko dwóch pracowników (na 50 poddanych analizie) pracowało zdalnie na służbowych laptopach. Pozostali pracowali z wykorzystaniem komputerów prywatnych i w większości (60%) telefonów prywatnych. Pracownicy mieli dostęp do służbowej poczty (dostępnej przez przeglądarkę), nie posiadali dostępu do systemów dziedzinowych, które wykorzystywali na co dzień w pracy stacjonarnej.
Rozwiązaniem na niedobór sprzętu, było wykorzystanie funkcjonalności zdalnego pulpitu, choć wymagało to wykorzystania prywatnych zasobów pracowników. W Powiatowym Urzędzie Pracy w Stargardzie, w ramach przygotowania się do zdalnego realizowania zadań, od 5 listopada 2020 r. umożliwiono pracę zdalną poprzez połączenie VPN oraz pulpit zdalny, z wykorzystaniem prywatnych komputerów pracowników. Dziesięciu z 20 objętych próbą pracowników, wykonując pracę zdalną, korzystało z prywatnego sprzętu komputerowego, który przed przystąpieniem do pracy zdalnej został sprawdzony przez informatyka. Następnie zainstalowano na nim program do szyfrowanego połączenia VPN, dzięki któremu mieli możliwość połączenia się z pulpitem swojego komputera stacjonarnego w siedzibie Urzędu, korzystając z aplikacji pod[1]łączenie pulpitu zdalnego. Mając połączenie z pulpitem zdalnym, mogli każdego dnia logować się m.in. do systemu Syriusz i korzystać z elektronicznego obiegu dokumentów wdrożonego w urzędzie. Dzięki systemowi Syriusz, każdy pracownik Urzędu mający do niego dostęp czy to pracując stacjonarnie, czy w ramach pracy zdalnej, mógł skutecznie z jego pomocą wykonywać czynności związane ze swoimi obowiązkami. W trakcie pracy zdalnej pracownik miał też dostęp do zdigitalizowanej dokumentacji, bez konieczności posługiwania się jej wersją papierową. Przykład ten – zdaniem NIK – pokazuje, że możliwym było zorganizowanie pracy zdalnej, pomimo posiadania ograniczonej liczby służbowego sprzętu komputerowego61 i zastosowanie nowatorskich rozwiązań w zakresie metod pracy.
Niedostateczny stan przygotowania skontrolowanych podmiotów do realizowania zadań na odległość uniemożliwiał z reguły jej wykonywanie w sposób rzetelny i zgodny z przepisami. W konsekwencji 2 /3 ich pracowników wykonywało zadania wspomagające, niewymagające dostępu do systemów informatycznych, samokształciło się lub pozostawało do dyspozycji pracodawcy, niejednokrotnie przy wykorzystaniu prywatnych zasobów do celów służbowych. To z kolei miało wpływ na niewielki stopień wykorzystywania tego rodzaju pracy zwłaszcza w trakcie drugiej i trzeciej fali epidemii COVID-19, pomimo obowiązującego wówczas w kraju nakazu pracy zdalnej. Ponad rok doświadczeń z pracą zdalną pozwolił kierownikom skontrolowanych jednostek na zdiagnozowanie korzyści i barier w organizowaniu tego typu pracy. Korzyści identyfikowano najczęściej w podmiotach, które były stosunkowo najlepiej przygotowane do takiego trybu pracy. Były to m.in. zwiększenie bezpieczeństwa pracowników, czy oszczędności w zakresie kosztów i czasu dojazdów do pracy. Znacznie częściej wskazywano jednak na bariery, zwracając głównie uwagę na specyfikę realizowanych zadań oraz brak odpowiedniego wyposażenia podmiotów publicznych w sprzęt komputerowy i rozwiązania techniczne zapewniające zdalny dostęp do dokumentów. Dyrektor Izby Administracji Skarbowej w Szczecinie wyjaśnił kontrolerom NIK, że praca zdalna przyniosła takie korzyści jak: zmniejszenie kosztów wynikających z delegacji służbowych oraz eksploatacji budynków, wprowadzenie szkoleń w formie online i poprawa komfortu pracy w pokojach wieloosobowych.
W skontrolowanych oddziałach KRUS pracę zdalną polecano średnio 67% pracowników, lecz w trakcie pierwszych dwóch fal epidemii COVID-19 żaden z nich nie mógł realizować zdalnie zadań kluczowych. Przykładowo w Regionalnym Oddziale KRUS w Koszalinie w kwietniu 2020 r. wzrosła liczba pracowników wykonujących zadania służbowe poza stałym miejscem pracy i wynosiła 132 osoby, co stanowiło 83% pracowników. W dwóch kolejnych falach liczba skierowanych do pracy zdalnej pracowników wynosiła odpowiednio 94 i zaledwie 15. W Izbie Administracji Skarbowej w Szczecinie od marca do grudnia 2020 r. do pracy zdalnej skierowano od 26% (sierpień) do 97% (kwiecień) pracowników Izby. Od stycznia do kwietnia 2021 r. zdalnie pracowało natomiast od 61% (luty) do 76% (kwiecień) urzędników. Powiatowy Urząd Pracy w Stargardzie po pierwszej fali epidemii przy – gotował się do pracy zdalnej, w tym do realizacji zadań z wykorzystaniem prywatnych zasobów pracowników. Sprzęt służbowy zapewniono 39% pracownikom, którym zorganizowano pracę na odległość. W przypadku 61%, korzystali oni z prywatnych komputerów, odpowiednio przygotowanych przez służby informatyczne Urzędu. Wykorzystanie funkcjonalności pulpitu zdalnego umożliwiało terminową realizację zadań i bieżący nadzór nad ich wykonaniem. Funkcjonujący w Urzędzie od 2014 r. elektroniczny obieg dokumentów (ELO Professional) wyeliminował konieczność wizyt pracowników w PUP w trakcie realizacji pracy w formie zdalnej, w celu pobrania dokumentów. Pracownik miał dostęp do dokumentacji zdigitalizowanej. W trakcie drugiej fali epidemii pracę zdalną zorganizowano dla 72% pracowników PUP, co stanowiło wzrost o 68 punktów procentowych w porównaniu do pierwszej fali epidemii.
W ocenie NIK statystyki dotyczące wykorzystania pracy zdalnej w poszczególnych etapach epidemii COVID-19 nie korelowały z sytuacją epidemiczną w kraju. Rosnąca liczba zakażeń, rozszerzenie lockdownu, zakazy prowadzenia działalności przez kolejne grupy zawodowe nie miały przełożenia na sytuację w objętych kontrolą podmiotach wykonujących zadania publiczne. Było to działanie nie[1]spójne z ogólnokrajowym trendem i faktycznym zagrożeniem. Zdaniem NIK, podmioty wykonujące zadania publiczne nie są przygotowane na wypadek wprowadzenia ponownego nakazu pracy zdalnej, tak aby miał on faktyczne odzwierciedlenie w działaniach podmiotów sektora publicznego. Same nie mają też wystarczających instrumentów (m.in. z uwagi na zależność realizowanych planów finansowych od jednostek nadrzędnych), aby dokonać niezbędnych zmian w zakresie transformacji cyfrowej.
Lepsze przygotowanie się do pracy zdalnej podmiotów publicznych powoduje bowiem zmniejszenie ryzyka niezapewnienia ciągłości funkcjonowania podmiotu publicznego. NIK zwraca uwagę, że przez rok na COVID-19 zachorowało 910 (8%) pracowników jednostek objętych kontrolą, a 1437 (12%) przebywało na kwarantannie. Tym samym średnio co piąty pracownik kontrolowanych podmiotów chorował lub odbywał kwarantannę. Zdarzały się również przypadki zamknięcia całych komórek organizacyjnych w związku z zachorowaniem pracowników.
W następstwie przeprowadzonej kontroli NIK zaleca m.in. wprowadzenie rozwiązań wspierających proces rozwoju pracy zdalnej w podmiotach wykonujących zadania publiczne, stosownie do rekomendacji Rady Unii Europejskiej z maja 2020 r., aby realnie uelastycznić tryb świadczenia pracy na wypadek przyszłych kryzysów, z uwzględnieniem działań finansowych i organizacyjnych, mających na celu doposażenie podmiotów w przenośny sprzęt komputerowy i rozwiązania techniczne umożliwiające zdalny dostęp do dokumentów. Postulowane jest również podjęcie działań zmierzających do wprowadzenia przepisów nakazujących wdrożenie w podmiotach wykonujących zadania publiczne obowiązku prowadzenia dokumentów w formie elektronicznej, niezbędnej do efektywnego realizowania czynności na odległość, celem zapewnienia ciągłości funkcjonowania tych podmiotów w przypadku wystąpienia sytuacji wymagających zdalnego wykonywania pracy.
